組織一場大型會議主要分為會前策劃和籌備,會中執(zhí)行和服務 ,會后總結(jié)和結(jié)算三大部分。大家辦會的時候?qū)χ鞒讨鹨桓校瑫h一定會辦得更圓滿。
一:會前策劃和籌備分為以下幾小部分:
1.會議策劃方案應該包含會議的主題、名稱、時間、地點、議程、主辦和協(xié)辦單位。參會群體住宿、行程安排,活動預算
2.分解會議方案和各項任務,明確會務分工組建項目團隊,
3.撰寫并發(fā)布會議通知,邀請參會群體。
4.收集確實參加會議人員的信息,
5.預定會議場地,酒店,餐飲,出行車輛等。
6.會議物料的設計及制作,比如說主視覺海報,延展物料等等。
7.聯(lián)系搭建商對場地簽到臺及會場LED舞臺等進行搭建。
8.租賃所需設備,比如活動燈光音響LED屏舞臺等AV設備,攝影攝像搖臂等等。
9.會場的布置。
10.預訂會議禮品或辦手禮。
11.重要嘉賓的接機:要確定接機人員名單,聯(lián)系方式及航班到達的時間,接到人員后直接前往酒店進行報道及入住等。
12.安排好回程。
1.會前檢查:會議開始前檢查設備和會場情況,防止出現(xiàn)紕漏。
2.會場簽到:指引專家領(lǐng)導VIP及其他參會人員進入會場,
3.會議閉幕式活動:
4.會場結(jié)束后的收拾:回收并清空現(xiàn)場資料物料。檢查是否有物品的遺失。
三、會后總結(jié)和結(jié)算,分為以下三小部分
1.財務結(jié)算:對會議期間發(fā)生的費用進行結(jié)賬和報銷.
2.宣傳報道發(fā)布:將撰寫的新聞報道通稿及現(xiàn)場圖片發(fā)布到各個平臺,對會議進行報道,擴大會議的影響力。
3.會務工作總結(jié):組織相關(guān)會務人員進行工作總結(jié)。處理工作流程中好的點和不足之處。
以上分享希望對大家組織會議活動的流程有了基本的了解,只要按照流程去辦,會議一定會進行得更加順利 。